Estimados compañeros:
La Junta Directiva del Colegio Notarial de Andalucía, considerando la situación sanitaria generada por el COVID-19, en observancia de lo dispuesto en el RD 463/2020, por el que se declara el estado de alarma y en la Circular 1/2020 de la Comisión Permanente del Consejo General del Notariado, ha adoptado en el día de hoy, 15 de marzo de 2020, los siguientes acuerdos en relación con la adopción de medidas para garantizar la prestación del servicio público notarial con motivo de la epidemia del coronavirus:
1.- Las notarías estarán a disposición de los ciudadanos, si bien el servicio público notarial se prestará únicamente para aquellas actuaciones de carácter urgente. Si no pudiera quedar atendida alguna oficina notarial se designará un sustituto por el propio notario o por la Junta Directiva del Colegio, exclusivamente para esas actuaciones.
2.- Si fuere preciso se establecerán turnos de guardia por distritos, para solventar urgencias concretas que pudieran surgir.
3.- La atención al ciudadano se realizará a puerta cerrada. La prestación del servicio público se limitará a actuaciones notariales de urgencia, que serán necesariamente requeridas con carácter previo telemáticamente o por teléfono, quedando la apreciación de dicho carácter urgente sujeto a la valoración del notario. La actuación notarial se realizará en el día y hora que el notario determine, adaptada a los turnos laborales que se hayan establecido en función de la protección de los trabajadores y las necesidades del servicio.
4.- El interesado deberá acudir a la oficina notarial provisto de medidas de autoprotección y respetando la distancia de seguridad. Únicamente pueden acceder a la notaría los otorgantes del instrumento público y los intervinientes previstos en la legislación notarial, como intérpretes y testigos. En todo caso ha de tratarse de personas asintomáticas.
5.- Copias telemáticas. A fin de reducir al mínimo las copias en soporte papel, que suponen un posible vehículo de contagio y contacto, las copias se expedirán preferentemente por medios electrónicos, ya sean simples, ya autorizadas, y en todo caso, con observación de lo previsto para tales copias en la legislación notarial.
6.- Las salidas del notario quedarán restringidas a lo estrictamente necesario por razones muy excepcionales, debidamente acreditadas y sujetas a la apreciación del notario. La función notarial se realizará en el despacho.
7.- Se acuerda el aplazamiento o suspensión temporal durante el periodo de alarma del cumplimiento del pago de las cuotas colegiales.
8.- En caso de sustitución, la actuación notarial se podrá prestar en la notaría del sustituto o del sustituido.
9.- Sustituciones: se aprueba por la Junta Directiva el siguiente acuerdo:
“Se concede a todos los colegiados, con carácter general y a consecuencia de las circunstancias concurrentes, la autorización prevista en el Art. 49 del Reglamento Notarial, de modo que cualquier notario pueda ser sustituido tanto por compañeros de distrito como por los de los distritos colindantes, durante la vigencia del estado de Alarma. Asimismo, dichas sustituciones podrán ser encomendadas a varios notarios con carácter sucesivo o alternativo. Dichas sustituciones se comunicarán a la Junta Directiva en forma reglamentaria.” .
10.- Pagos: Se recomienda evitar los pagos en metálico, realizándose preferentemente mediante transferencia, TPV ( limpiándose los TPV después de cada uso) o Bizum.
11.- Aportación de documentos: se realizará en todo caso por medios electrónicos, evitando que sean aportados en soporte físico, salvo que sea legalmente necesario. A tal fin se instará por el notario la remisión de las pólizas mercantiles por correo electrónico.
En la exhibición de documentos de identidad y demás de entrega legalmente obligatoria, han de extremarse particularmente las precauciones y medidas de higiene, conforme a las instrucciones que a tal efecto se proporcionen en cada notaría.
12.- Se retirarán de las zonas de espera de las notarías todo tipo de revistas y materiales de uso compartido.
13.- Plazos de liquidación de impuestos:
Con independencia de la interrupción de los plazos administrativos establecida en la Disposición Adicional Tercera del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el Estado de Alarma, la Junta de Andalucía ha trasladado a nuestro Decano su intención de emitir una normativa similar (al igual que ha hecho Madrid), que supondrá la suspensión del plazo de liquidación de impuestos.
14.- ANCERT ha habilitado la opción del teletrabajo a través de RENO, se recomienda que no se utilicen otros métodos de acceso remoto que pueden ser muy vulnerables.
Por último, se ruega encarecidamente a todos los notarios que sean escrupulosos en el cumplimiento de las recomendaciones sanitarias dadas por las autoridades competentes. Nuestra condición de servidores públicos nos impone, especialmente en estas circunstancias, un especial deber de dar ejemplo en el cumplimiento de las obligaciones que a todos nos atañen.
Sevilla, a 15 de marzo de 2020 El Decano
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